7 praktických tipů pro efektivnější práci s Gmailem
Gmail je jedním z nejoblíbenějších e-mailových klientů na světě. V případě, že ho nepoužíváte efektivně, se může stát zmatečným. V našem týmu s Gmailem pracujeme, takže víme, co znamená plná schránka a stres, který s sebou přináší. 🙂 Proto jsme velmi ocenili konkrétní mailové vychytávky, které zazněly na poslední Digitální snídani.
Zde je několik užitečných tipů, jak si usnadnit práci s Gmailem a zvýšit produktivitu:
1. Pracujte se štítky
Máte nepořádek ve své Gmail schránce? Naučte se pracovat se štítky. Tohle je to nejjednodušší, čím můžete hned začít. Používejte je k označení a třídění e-mailů do různých kategorií. Můžete si vytvořit vlastní štítky podle potřeby, jako například „Práce,“ „Osobní,“ „Důležité,“ atd.
2. Metoda 4D pro organizaci
S organizací může pomoci metoda 4D: DO, DEFER, DELEGATE, DELETE.
– DO (vyřídit): Okamžitě zpracujte e-maily, které můžete rychle dokončit.
– DEFER (odložit): Pokud nemůžete e-mail ihned zpracovat, nastavte si odložení (dočtete se níže, co to znamená a jak na to).
– DELEGATE (přeposlat): Pokud něco není vaší zodpovědností, předejte to vhodné osobě.
– DELETE (nebo také unsubscribe): Nechtěných e-mailů se zbavte. Doporučujeme tohle dělat pravidelně.
3. Kratší a jasnější zprávy
Je pro vás důležité jasné a věcné sdělení zpráv a otravují vás dlouhé „romány“? Dejte si do svého automatického podpisu five.sentenc.es. Díky tomu budete šířit myšlenku, že správný e-mail se má vejít do pěti vět. Nezapomeňte, jak je důležité jít v tomto příkladem. 🙂
4. Nastavte si odložení
Pro letenky, vstupenky a podobné zprávy si nastavte odložení. Gmail vám umožňuje odložit e-maily na určitý čas. To vám pomůže udržet přehled nad důležitými termíny a nepotřebnými zprávami se nebudete muset zabývat, dokud nenastane jejich čas.
5. Klávesové zkratky pro rychlou práci
Naučte se používat klávesové zkratky. Třeba takové E pro archivaci, B pro odložení jsou velkým pomocníkem. Zkratky si dokonce můžete nastavit i vlastní.
6. Sledujte svou produktivitu
Chcete mít přehled o své e-mailové aktivitě? Nastavte si e-mail meter. Pomocí instalace této funkce do vašeho Gmailu můžete sledovat, s kým a kolik e-mailů si vyměníte, jak dlouho vám trvá odpovědět a komu neodpovídáte vůbec. To vám pomůže zlepšit efektivitu.
7. Automatizace pro usnadnění práce
Automatizujte svou schránku. Gmail vám umožňuje nastavit automatické akce u jednotlivých adres. Můžete tak například přiřazovat štítky, přeposílat zprávy nebo provádět další úkoly, což vám ušetří čas a úsilí.
Připadají vám tyto tipy zajímavé? A chtěli byste se dále vzdělávat v různých digitálních tématech? Pak bychom vás moc rádi pozvali na naši příští digitální snídani. Pořádáme je každý měsíc spolus gug.cz. V nejbližší době nás třeba čekají témata jako Novinky v AI nebo beauty aplikace jako inspirace k sebepéči před vánočním shonem. Přihlaste se k odběru našeho newsletteru, aby vám žádná akce neutekla. Budeme se na vás těšit. 🙂
